Notarin
Dr. Manuela Müller

Teil 1: Wie gründet man einen Verein?

A. Der nicht im Vereinsregister eingetragene Verein

I. Allgemeines

„Drei Engländer ein Club, drei Deutsche ein Verein und drei Franzosen eine glückliche Ehe“. Dieser Satz aus der Mitte des letzten Jahrhunderts ist nicht bloß dumm, sondern falsch: Nicht drei, sondern zwei ist richtig. Nur zwei Personen brauchen sich zusammenzutun, wenn sie einen Verein gründen wollen. Allerdings erhöht sich die Zahl auf mindestens sieben, soll der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden, § 56 BGB. Weshalb eine Eintragung des Vereins im Vereinsregister sinnvoll ist, erfahren Sie unter B.

II. Gründung

Wie geht die Gründung vor sich? Ganz einfach:

• Die Gründer legen eine Satzung fest. Die Satzung ist das „Grundgesetz“ des Vereins, vgl. unten III.
• Die Gründer beschließen, dass diese Satzung verbindlich sein soll.
• Die Gründer wählen den in der Satzung vorgesehenen Vorstand.

Und damit ist der Verein gegründet und existiert!

Drei Hinweise dazu:

• Jeder Gründer sollte volljährig sein.
• Den Hergang der Gründung, also die Einigung über die Satzung, und die Wahl des Vorstandes sollten Sie schriftlich dokumentieren. Das geschieht am besten in einem sog. Gründungs- und Wahlprotokoll. Einen Vorschlag hierzu finden Sie hier.

III. Satzung

Die Satzung ist das „Grundgesetz“ des Vereins. Die Satzung sollte daher knapp sein und nur Wesentliches regeln. Das ist meist viel, viel weniger, als sich „Vereinsmeier“ vorstellen.

In die Satzung müssen Sie jedenfalls Bestimmungen aufnehmen

1. über den Namen des Vereins,
2. über den Sitz des Vereins,
3. darüber, dass der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden soll, wenn das angestrebt wird,
4. über den Zweck des Vereins,
5. über die Form des Eintritts und Austritts der Mitglieder,
6. darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind und wer sie festsetzt,
7. über die Zusammensetzung des Vorstandes, vgl. unten,
8. über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist,
9. über die Form der Einberufung der Mitgliederversammlung,
10. über die Protokollierung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung.

Einen bewährten Vorschlag für eine Satzung, die diese Punkte berücksichtigt und doch kurz und handlich ist, finden Sie hier. Nur wenn ein Verein von vorneherein mehr als 100 Mitglieder hat oder so gut wie sicher in allernächster Zeit haben dürfte, mag die ausführliche Satzung passen, die Sie hier herunterladen können.

Bei der Abfassung der Satzung sollten Sie folgende Ratschläge beherzigen:

1. Formulieren Sie eine Satzung nicht selbst, sondern verwenden Sie ein Satzungsmuster.
2. Übernehmen Sie das Satzungsmuster unverändert.
3. Mischen Sie nicht verschiedene Satzungsmuster. Sonst haben Sie das gleiche Ergebnis, wie wenn Sie Teile eines Mercedes oder Opel in einen VW einbauen: die Sache funktioniert nicht!
4. Basteln Sie nicht an den in den Satzungsmustern vorgesehenen Vorstandsposten herum:
   • Dem Vorstand dürfen nur Personen angehören, die zur Vertretung des Vereins entweder einzeln oder zusammen mit anderen Vorstandsmitgliedern befugt sind. Vorstandsmitglieder ohne Vertretungsmacht gibt es nicht. Deshalb steht auch nur den gesetzlichen Vertretern die Bezeichnung „Vorstand“ zu. Vermeiden Sie deshalb für „Funktionäre“, die nicht zur Vertretung des Vereins berechtigt sein sollen, Bezeichnungen wie etwa Vorstand, Vorstandschaft, Gesamtvorstand oder erweiterter Vorstand.
   • Satzungsbestimmungen wie: „Der Verein wird durch den Vorsitzenden des Vorstands und bei dessen Verhinderung durch den stellvertretenden Vorsitzenden vertreten“ oder „Vorstand des Vereins im Sinne des § 26 BGB ist entweder der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende“ sind Unsinn. Dritte können nämlich nicht nachprüfen, ob, wann und in welchem Umfang ein Verhinderungsfall gegeben ist und nun gerade das eine oder das andere Vorstandsmitglied den Verein vertreten kann.
   • Die Vertretungsbefugnis muss sich aus der Satzung klar und eindeutig ergeben, z. B.: „Jedes Vorstandsmitglied ist einzeln vertretungsberechtigt.“

IV. Vereinszweck

Vereine haben zumeist gesellige, sportliche, kulturelle, wohltätige oder wissenschaftliche Ziele: In Vereinen gehen Menschen ihren Liebhabereien nach; mit Hilfe von Vereinen verwirklichen sie ihre Ideale. Vereine können also zu den unterschiedlichsten Zwecken gegründet werden. Die Gründung ist frei. Jedoch benötigen Vereine, deren Hauptzweck das Geldverdienen ist, eine staatliche Erlaubnis. Anders ist es beim „Idealverein“. Das ist ein Verein, der nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist, § 21 BGB. Typische Idealvereine sind Sportvereine, Schachclubs, Heimatvereine und andere mehr. Verein meint hier solche „Idealvereine“.

V. Gemeinnützigkeit

Strebt Ihr Verein an, vom Finanzamt als eine steuerbegünstigte Körperschaft i.S.d. §§ 51 ff. der Abgabenordnung anerkannt zu werden, ist es ratsam, die Vereinssatzung schon vor der Gründung des Vereins mit dem örtlichen Finanzamt abzustimmen. Das Finanzamt erläutert auch die weiteren Schritte zur Anerkennung der Steuerbegünstigung.

B. Die Haftung im Verein

Als vor nunmehr über 100 Jahren das Bürgerliche Gesetzbuch und damit auch das heutige Vereinsrecht in Kraft tat, waren dem Gesetzgeber alle nicht registrierten Vereinigungen verdächtig. Der Gesetzgeber hat daher den nicht eingetragenen Verein im BGB sehr stiefmütterlich behandelt und eine Vorschrift geschaffen, die allen Vereinigungen die Lust am Weiterbestehen ohne Eintragung im Vereinsregister nehmen sollte: § 54 BGB. Darin heißt es: „Aus dem Rechtsgeschäfte … im Namen eines solchen Vereins … haftet der Handelnde persönlich“, also mit allem, was der Handelnde sein eigen nennt. Das gilt – wenn auch durch Rechtsprechung und Rechtswissenschaft eingeschränkt – noch heute. Will man den Handelnden, also insbesondere dem Vorstand des Vereins, eine solche Haftung mit privatem Hab und Gut ersparen, bleibt nur eines: die Eintragung des Vereins in das Vereinsregister, vgl. nachfolgend C.

C. Der im Vereinsregister eingetragene Verein

Mit der Eintragung im Vereinsregister wird ein Verein rechtsfähig. Er ist dann eine Person wie Sie und kann wie Sie selbst Rechte und Pflichten und Vermögen und Schulden haben. Man nennt eine solche Person, die nicht aus „Fleisch und Blut“ besteht, eine juristische Person.

Weshalb ist eine Eintragung im Vereinsregister sinnvoll?

Mit der Eintragung wird der Verein zur juristischen Person. Das bringt Haftungsvorteile, vgl. B.

Kann jeder Verein im Vereinsregister eingetragen werden?

Grundsätzlich ja. Das gilt jedenfalls für Idealvereine. Das sind Vereine, deren Zweck nicht auf einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gerichtet ist, vgl. oben A. IV.

Wie geht eine Eintragung im Vereinsregister vor sich?

Soll Ihr Verein im Vereinsregister eingetragen werden, wenden Sie sich am besten an Ihren Notar. Zur Eintragung müssen Sie nämlich eine „Anmeldung“ bei Ihrem örtlichen Registergericht einreichen, welche notariell beglaubigt ist. Ohne Notar keine Eintragung! Ihr Notar fertigt für Sie die Anmeldung und hilft Ihnen sonst weiter. Er sagt Ihnen auch, an welches Gericht Sie die Anmeldung schicken müssen; auf Wunsch erledigt er das für Sie.
Soll Ihr Verein im Vereinsregister eingetragen werden, müssen Sie dem Registergericht mit der Anmeldung weitere Unterlagen vorlegen, vgl. unten.

Was muss die Anmeldung zum Vereinsregister enthalten?

Die notariell zu beglaubigende Anmeldung hat zu enthalten

• den Namen, den Sitz und die Anschrift des Vereins,
• Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum und Adresse jedes Mitglieds des Vorstandes und
• die Vertretungsregelung für den Vorstand.

Wer muss die Anmeldung zum Vereinsregister vornehmen?

Die Anmeldung müssen Mitglieder des Vorstandes in vertretungsberechtigter Zahl vornehmen. Sind also die Vorstände einzeln zur Vertretung befugt, kann einer von ihnen alleine anmelden. Die Unterschriften müssen beim Notar geleistet oder bestätigt werden; nur dann kann der Notar die Unterschriften beglaubigen.

Was muss dem Registergericht zur Eintragung im Vereinsregister vorgelegt werden?

Der Anmeldung sind beizufügen:

• Abschrift oder Kopie des Gründungsprotokoll mit Bestellung des Vorstandes (eine Vorlage für ein Gründungsprotokoll finden Sie hier).
• Abschrift oder Kopie der Satzung, versehen mit dem Tag ihrer Errichtung und Unterschriften von mindestens sieben Mitgliedern des Vereins

Was kostet die Eintragung im Vereinsregister?

Beim Notar kostet die Anmeldung zum Vereinsregister etwa 40 Euro – die Einreichung der Anmeldung beim Registergericht inbegriffen. Weitere Tätigkeiten des Notars sind ggf. gesondert zu vergüten; Ihr Notar gibt Ihnen dazu gerne vorab eine Kostenauskunft. Beim Registergericht entstehen für die Eintragung Kosten von etwa 75 bis 100 Euro. Diese Angaben sind unverbindlich. Am besten erkundigen sie sich vorab bei Ihrem Notar und Registergericht.

Teil 2: Veränderungen im Vereinsregister

Die Eintragungen im Vereinsregister sollen Auskunft über die wesentlichen Verhältnisse des eingetragenen Vereins geben. Das können sie nur, wenn sie immer auf dem neuesten Stand sind. Deshalb sind wichtige Änderungen im Vereinsregister einzutragen. Und deshalb

• muss der Vorstand wichtige Änderungen unverzüglich beim Registergericht anmelden. Diese Anmeldung muss notariell beglaubigt sein.
• soll der Vorstand jede Wiederwahl des Vorstandes und jede Änderung der Vereinsadresse dem Registergericht mitteilen. Diese Mitteilung kann formlos sein.

Das Registergericht kann die Anmeldungen durch Zwangsgelder erzwingen.

Welche Änderungen muss der Vorstand beim Registergericht anmelden?

Der Vorstand muss anmelden, wenn

• der Vorstand wechselt (wie z. B. bei Abwahl, Amtsniederlegung oder Tod),
• die Satzung geändert wird oder
• der Verein aufgelöst wird.

Wie geht die Anmeldung zum Vereinsregister vor sich?

Der Vorstand muss eine „Anmeldung“ beim Registergericht einreichen. Was die Anmeldung enthalten muss, finden Sie getrennt für „Änderungen im Vorstand“ und „Änderungen in der Satzung“ in den folgenden Absätzen. Die Anmeldung muss notariell beglaubigt sein. Ohne Notar keine Eintragung! Ihr Notar fertigt für Sie die Anmeldung und hilft Ihnen sonst weiter. Er sagt Ihnen auch, welche Unterlagen er dazu von Ihnen braucht. Muss bei Ihrem Verein also eine Änderung im Vereinsregister eingetragen werden, wenden Sie sich am besten gleich an Ihren Notar.

Was muss die Anmeldung eines Vorstandswechsels zum Vereinsregister enthalten?

Die Anmeldung muss enthalten

• den Namen und die Anschrift des Vereins,
• Name und Vorname und bisherige Funktion jedes ausgeschiedenen Mitglieds des Vorstandes,
• Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum und Adresse und nunmehrige Funktion jedes neugewählten Mitglieds des Vorstandes.

Was muss dem Registergericht beim Vorstandswechsel vorgelegt werden?

Der Anmeldung sind beizufügen:

• in Kopie oder Abschrift ein Nachweis über das Ausscheiden des bisherigen Vorstandsmitgliedes etwa in Form des Protokolls der Vorstandswahl oder einer Erklärung über die Amtsniederlegung
• in Kopie oder Abschrift das Protokoll der Vorstandsneuwahl. Eine auszugsweise Kopie oder Abschrift ist zulässig; sie muss mindestens den Eingang des Protokolls, die Wahlen und den Schluss mit den Unterschriften enthalten

Ab wann ist der neue Vorstand im Amt?

Der neue Vorstand ist im Amt, sobald er gewählt ist und sein Amt angenommen hat. Gleichzeitig verliert der bisherige Vorstand seine Stellung. Die Eintragung im Vereinsregister ist dafür nicht ausschlaggebend. Die Eintragung macht den Vorstandswechsel nur noch publik.

Was muss die Anmeldung einer Änderung der Satzung zum Vereinsregister enthalten?

Die Anmeldung muss enthalten, welche Bestimmungen der Satzung geändert wurden. Ist die Vertretungsregelung geändert, muss die neue Vertretungsregelung ausdrücklich in der Anmeldung aufgeführt werden.

Was muss dem Registergericht bei einer Änderung der Satzung sonst noch vorgelegt werden?

Der Anmeldung sind eine Abschrift des die Änderung enthaltenden Beschlusses und der Wortlaut der Satzung beizufügen. In dem Wortlaut der Satzung müssen die geänderten Bestimmungen mit dem Beschluss über die Satzungsänderung, die unveränderten Bestimmungen mit dem zuletzt eingereichten vollständigen Wortlaut der Satzung und, wenn die Satzung geändert worden ist, ohne dass ein vollständiger Wortlaut der Satzung eingereicht wurde, auch mit den zuvor eingetragenen Änderungen übereinstimmen.

Ab wann gilt die Änderung der Satzung?

Eine Satzungsänderung wird erst mit der Eintragung in das Vereinsregister wirksam.

Wer muss die Anmeldung zum Vereinsregister vornehmen?

Die Anmeldung müssen Mitglieder des Vorstandes in vertretungsberechtigter Zahl vornehmen. Die Unterschriften müssen beim Notar geleistet oder bestätigt werden. Hat sich der Vorstand geändert, muss der neue Vorstand anmelden, denn er ist ja bereits im Amt, siehe oben.

Was kostet die Eintragung der Änderung im Vereinsregister?

Beim Notar kostet die Anmeldung zum Vereinsregister je nach Änderung etwa 25 bis 50 Euro, die Einreichung der Anmeldung beim Registergericht inbegriffen. Ihr Notar gibt Ihnen dazu gerne vorab eine Kostenauskunft. Diese Angaben sind unverbindlich. Erkundigen Sie sich ggf. vorher bei Ihrem Notar und Registergericht.

Was muss ein Protokoll enthalten, damit das Registergericht eine beschlossene Änderung einträgt?

In das Protokoll über die Mitgliederversammlung müssen Sie immer aufnehmen:

1. Ort und Tag der Versammlung
2. Vornamen und Familiennamen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
3. die Zahl der erschienenen Mitglieder
4. die Feststellung, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde
5. die Tagesordnung und die Feststellung, dass die Tagesordnung bei der Einberufung der Versammlung angekündigt wurde
6. die Feststellung, dass die Versammlung beschlussfähig war
7. die gestellten Anträge und die gefassten Beschlüsse. Dabei muss stets das Abstimmungsergebnis ziffernmäßig genau wiedergegeben werden. Vermeiden Sie Wendungen wie „mit großer Mehrheit“ oder „fast einstimmig“. Finden Neuwahlen zum Vorstand statt, sollten Sie jede(n) neu Gewählte(n) mit Familienname, Vorname, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum und Wohnanschrift aufführen und angeben, dass er/sie die Wahl angenommen hat. Näheres zu Satzungsänderungen weiter unten.
8. die Unterschriften derjenigen Personen, die nach der Satzung die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu protokollieren haben

In das Protokoll über die Mitgliederversammlung müssen Sie bei einer Änderung der Satzung zusätzlich aufnehmen:

1. im Falle der Änderung einzelner Satzungsbestimmungen:
   „Die §§ … der Satzung haben mit … Ja-Stimmen gegen … Nein- Stimmen bei …Stimmenthaltungen und … ungültigen Stimmen folgende Fassung erhalten: …“;
2. im Falle einer vollständigen Neufassung der Satzung:
   „Die Satzung ist wie aus beiliegender Anlage ersichtlich mit … Ja-Stimmen gegen … Nein-Stimmen bei … Stimmenthaltungen und … ungültigen Stimmen neu gefasst worden. Die Anlage bildet einen Bestandteil dieses Protokolls“.

Was ist bei der Einberufung der Mitgliederversammlung allgemein zu beachten?

Eine Mitgliederversammlung kann einen Beschluss nur dann wirksam fassen, wenn sein Gegenstand (Tagesordnungspunkt) in der Einladung zur Mitgliederversammlung ausreichend bezeichnet ist. Die Tagesordnung soll nämlich die Mitglieder unterrichten, worüber in der Versammlung verhandelt und Beschluss gefasst werden soll. Um späteren Streitigkeiten aus dem Wege zu gehen, sollte die Einladung eher eine zu ausführliche als eine zu knappe Beschreibung der zu behandelnden Angelegenheiten (Tagesordnungspunkte) geben. So können unter einem Tagesordnungspunkt „Anträge“ oder „Verschiedenes“ zwar Themen behandelt, nicht aber gültige Beschlüsse gefasst werden. Genauso ist es mit Themen, die erst nachträglich, also ohne Ankündigung in der Einladung zur Versammlung, auf die Tagesordnung kommen. Über solche Themen kann zwar gesprochen, nicht aber wirksam beschlossen werden.

Was ist bei der Einberufung der Mitgliederversammlung bei einer Satzungsänderung besonders zu beachten?

• Bei einer Änderung der Satzung genügt beispielsweise die bloße Angabe „Satzungsänderung“ in der Einladung nicht. Es muss zumindest angegeben werden, welche Bestimmungen der Satzung geändert werden sollen. Sehr bewährt hat sich hierzu, den bisherigen und den künftigen Wortlaut der zu ändernden Satzungsvorschrift gegenüberzustellen.
• Bei einer Neufassung der Satzung reicht es nicht, dies lediglich mit dem Hinweis „Satzungsneufassung“ anzukündigen. Denn damit ist für die Mitglieder nicht erkennbar, ob es sich bloß um redaktionelle Änderungen oder um sachliche Neuerungen handelt. Vielmehr muss
  • entweder der neue Satzungsentwurf dem Einladungsschreiben beigefügt werden oder
  • angegeben werden, wie sich die Mitglieder Einblick in den Entwurf der neuen Satzung verschaffen können, etwa durch den Hinweis „Der Entwurf der neuen Satzung liegt in der Geschäftsstelle des Vereins [oder bei Herrn/Frau …] in der Zeit von … bis … für die Mitglieder zur Einsicht aus.“
• Bei einer Änderung des Vereinszweckes müssen – soweit die Satzung nicht Abweichendes bestimmt – alle Vereinsmitglieder zustimmen. Darauf sollten Sie in der Einberufung der Versammlung hinweisen. Nicht in der Versammlung anwesende Mitglieder können ihre Zustimmung schriftlich nachholen.

Weitere nützliche Informationen rund um den Verein finden Sie in einer Broschüre des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz, die Sie sich hier herunterladen können.
Steuertipps für Vereine (und deren Spender) enthält eine Broschüre des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat, die hier zum Herunterladen bereit steht.